Komentarz problemowy pochodzący z Vademecum Windykacje www.ABC.com.pl/windykacje

Staranne gromadzenie dokumentów w trakcie całego okresu współpracy z kontrahentem jest jednym z najważniejszych warunków skutecznego odzyskania wierzytelności. Jednocześnie nie należy zapominać, że tylko prawidłowo przygotowane dokumenty potwierdzą bezsporność roszczenia wierzyciela. Bardzo istotna jest wiedza i świadomość, że wiele detali pism, notatek może wpłynąć na to, że dokumenty nie zyskają w przyszłości waloru bezspornego dowodu w trakcie postępowania sądowego. Autorka komentarza szczegółowo omawia jak powinny być przygotowywane dokumenty, aby w przyszłości ułatwić wierzycielowi dochodzenie swoich wierzytelności.

1. Uwagi ogólne
Niestety najczęściej za wstępny etap współpracy z kontrahentem i późniejsze egzekwowanie wierzytelności w trakcie postępowania sądowego odpowiadają różne komórki. Choć często podkreśla się sprzeczność interesów handlowców i windykatorów, a wręcz upatruje się w konkurencji między nimi korzyści dla ogólnego interesu firmy, to jest to pozorna korzyść. Dobrze zorganizowana komunikacja między nimi jest bardzo istotna dla ogólnego interesu wierzyciela. To dość trudne, aby handlowiec, czy pracownik księgowości traktował współpracę z każdym klientem jako potencjalny spór sądowy. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie odpowiednich procedur, które zabezpieczą szczegóły wszystkich dokumentów, notatek tak, aby mogły w przyszłości okazać się niepodważalnymi dowodami, przemawiającymi na korzyść wierzyciela w ewentualnym postępowaniu sądowym. Na późniejszym etapie, gdy dłużnik jest już niewypłacalny lub trwa spór, najczęściej uzyskanie takich dowodów jest bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Warto więc o to zadbać odpowiednio wcześniej.
Spory między przedsiębiorcami najczęściej są rozstrzygane w postępowaniach gospodarczych: nakazowym upominawczym i uproszczonym poprzez uzyskanie tzw. nakazu zapłaty. To proste, wygodne i tanie sposoby dochodzenia należności, ale obwarowane wieloma warunkami i wymogami formalnymi. Nakaz zapłaty wydawany jest przez sąd na posiedzeniu niejawnym bez udziału pozwanego i powoda na podstawie tylko dokumentów. Aby w ten szybki sposób uzyskać tytuł wykonawczy, dowody-dokumenty muszą być należycie przygotowane i spełnić określone minimum wymogów, sprecyzowanych w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm) - dalej k.p.c. Najkorzystniejszy, bo najtańszy i najtrudniejszy do zaskarżenia przez pozwanego, jest nakaz zapłaty wydany w wyniku postępowania nakazowego. Jednocześnie tryb ten wymaga dokładnego udokumentowania. Warto więc starannie gromadzić dokumenty, które umożliwią uzyskanie takiego tytułu wykonawczego. Przepisy k.p.c. dość precyzyjnie określają tak rodzaj, jak i formę dowodów, które powinny być dołączone do pozwu. Innym rygorem postępowania nakazowego jest tzw. prekluzja dowodowa, polegająca na tym, że powód powinien przedstawić wszystkie twierdzenia i dowody już w pozwie. Wymóg ten ma spowodować, że postępowanie będzie szybkie i sprawne.
W praktyce najczęściej występującymi dowodami w postępowaniach gospodarczych są:
-    dowód prowadzenia działalności gospodarczej,
-    wezwanie do zapłaty z dowodem jego wysłania lub doręczenia i odpowiedzią pozwanego,
-    odpis reklamacji i oświadczenie (powoda) co do stanowiska pozwanego w przedmiocie reklamacji
-    protokół potwierdzający wykonanie usługi.
Dodatkowo dokumentami, umożliwiającymi uzyskanie nakazu w najkorzystniejszym postępowaniu nakazowym są:
-    umowa,
-    faktura VAT,
-    oświadczenie o uznaniu długu (np. harmonogram spłat, potwierdzenie salda).

2. Umowa
Korzystną formą zabezpieczenia praw kontrahentów jest zawarcie umowy jeszcze przed rozpoczęciem współpracy pomiędzy nimi. Konieczne jest przygotowanie prawidłowej treści umowy oraz uzyskanie podpisów osób uprawnionych do reprezentowania stron. O ile pierwszy warunek nie budzi większych wątpliwości, tak z drugim dość często bywają problemy. Bardzo złudnym bywa pierwsze wrażenie, że podpis prezesa spółki powinien być wystarczający do prawidłowego złożenia oświadczenia woli w imieniu przedsiębiorcy. W praktyce nierzadko z zapisów Krajowego Rejestru Sądowego (dalej KRS) wynika, że obok podpisu prezesa, konieczny jest dodatkowy podpis innego członka zarządu lub głównego księgowego. Choć podpis prezesa wydaje się być wiarygodnym i zdarza się, że się na nim poprzestaje, to nietrudno znaleźć przykłady sporów sądowych, gdzie dowód w postaci umowy skutecznie z tego powodu podważono. Obecnie stosunkowo łatwo uniknąć takiej sytuacji. Bezpłatną informację potwierdzającą prawidłowość umocowania osób składających podpisy można uzyskać bezpośrednio z portalu KRS (www.krs.cors.gov.pl). Taka weryfikacja każdorazowo przy okazji zawierania umowy zapewni, że dowody te będą wiarygodne i niepodważalne.
Nie należy zapominać o sprawdzeniu uprawnień do reprezentacji przedsiębiorcy również, gdy jest nim osoba fizyczna. Może zdarzyć się w przypadku tzw. firm rodzinnych, że w treści umowy znalazł się podpis osoby o takim samym nazwisku, ale innym imieniu, niż prawidłowo umocowany. Nie wolno ignorować takich sytuacji, przymykając na nie oko. W takim przypadku nieodzowne jest uzyskanie prawidłowego pełnomocnictwa, które upoważni do złożenia oświadczenia woli w imieniu przedsiębiorcy, bądź podpisu właściwie umocowanej osoby. Weryfikacji reprezentacji osoby fizycznej-przedsiębiorcy można dokonać w ewidencji działalności gospodarczej (dalej EDG), prowadzonej przez urzędy miast i gmin, właściwej dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Taka weryfikacja na ogół nie jest już tak prosta, jak w przypadku KRS, i wymaga w większości przypadków uzyskania stosownego zaświadczenia wprost z urzędu lub za pośrednictwem kontrahenta. Warto jednak pamiętać, że niektóre urzędy miast i gmin udostępniają konieczną informację bezpłatnie na swoich portalach internetowych. Tak jest w przypadku Warszawy, Poznania, Krakowa, Szczecina, Kielc, Szczecina, Gdańska, Olsztyna, Torunia, Opola, Leszna, Sosnowca.

3. Faktura VAT
W obrocie gospodarczym nie zawsze zawierane są umowy w formie pisemnej. Czasami poprzestaje się jedynie na jej formie ustnej i nie uchybia to w żaden sposób obowiązującemu prawu. W takich przypadkach faktura staje się istotnym dowodem na dostarczanie towarów lub świadczenie usług. Wprawdzie ustawa z 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług nie zobowiązuje już do podpisywania faktur, to warto zadbać o uzyskanie podpisu odbiorcy usług lub towarów pod jej treścią. Podpisana przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli lub upoważnionego przez nią pracownika, stanowić będzie również niepodważalny dowód, znacznie ułatwiający dochodzenie roszczeń w ewentualnym sporze sądowym.

4. Dowód prowadzenia działalności gospodarczej i umocowania
Przed wystąpieniem z roszczeniem do wydziału gospodarczego sądu konieczne jest uzyskanie dowodu, że dłużnik prowadzi działalność gospodarczą. Jeśli pozwanym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dowodem będzie zaświadczenie z EDG. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że w treści takiego dokumentu znajduje się szereg informacji, które warto zgromadzić, bo mogą okazać się przydatne w ewentualnym postępowaniu egzekucyjnym. Zaświadczenie często zwiera takie dane, jak adres zamieszkania przedsiębiorcy, czy jego PESEL. Aby uzyskać taki dokument urzędowy, należy złożyć wniosek o jego wydanie i uiścić opłatę skarbową w wysokości 17 zł.
W przypadku spółki prawa handlowego (np. spółka jawna lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) lub spółdzielni zaleca się dołączenie do pozwu elektronicznego wydruku stanowiącego odpowiednik wyciągu z KRS, obejmującego najistotniejsze informacje o pozwanym, takie jak nazwę, adres siedziby oraz potwierdzenie faktu, iż przedsiębiorca nie jest wykreślony z Krajowego Rejestru Sądowego. Jednakże, gdy sąd nie doręczy skutecznie nakazu pozwanej spółce, należy liczyć się z tym, że powód może być wezwany do uprawdopodobnienia adresu pozwanego poprzez przedstawienie oryginalnego lub uwierzytelnionego dokumentu urzędowego wydanego przez KRS. Choć zwyczajowo praktykuje się przedstawianie odpisu aktualnego lub pełnego, za które odpowiednio należy uiścić opłatę sądową w wysokości 30 zł i 60 zł, to dopuszczalne jest posługiwanie się skróconą wersją dokumentu, czyli tzw. wyciągiem, za który należy wnieść opłatę jedynie 15 zł. Ta skrócona wersja dokument urzędowego zawiera konieczne informacje i jest akceptowana przez sądy.
Oprócz powyższych odpisów potwierdzających prowadzenie działalności gospodarczej przez pozwanego, powód powinien do pozwu dołączyć dowód, na to, że sam również jest przedsiębiorcą. Ponadto dowód ten potwierdzi, że w treści pozwu został złożony podpis osoby prawidłowo umocowanej do składania oświadczeń woli w imieniu powoda. Podstawą tego wymogu jest art. 68 k.p.c.

5. Uznanie długu
Uznanie długu to oświadczenie dłużnika, w którym potwierdza istnienie długu i fakt, że uznaje go, jako bezsporny. Zgodnie z art. 485 § 1 k.p.c. sąd wyda nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, gdy do pozwu dołączone będą między innymi wezwanie do zapłaty oraz pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu.
Uznanie długu może występować w dwóch formach: właściwej i niewłaściwej. Uznanie niewłaściwe wprawdzie jest potwierdzeniem przez dłużnika, iż dług istnieje, ale ma ono formę dorozumianą. Może być to sytuacja, gdzie cel oświadczenia był inny, ale przy okazji z jego treści wynika, że długu się nie podważa np. pismo, w którym dłużnik, pomimo istnienia długu, zwraca się o wcześniejszy odbiór palet, jednocześnie deklarując zapłatę w późniejszym terminie. Za uznanie niewłaściwe może być uznane pismo kontrahenta, w którym potwierdza istnienie swojego zobowiązania, nie wskazując np. dokładnych numerów faktur. W przypadku uznania właściwego strona zobowiązana wyraźnie potwierdza, że uznaje dług za bezsporny, jednocześnie precyzyjnie go określając, w sposób nie budzący żadnych wątpliwości, ani domniemań. Najczęściej zobowiązanie dokładnie opisuje się np. numerem faktury oraz konkretną datą jego wymagalności.
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 9 czerwca 2005 r., I ACa 171/05, Biul.SA w Katowicach 2005, nr 4 potwierdza, że art. 485 § 1 pkt 3 k.p.c. posługuje się ogólnym sformułowaniem „pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu”, tym samym nie wymaga żadnej szczególnej formy, może więc mieć formę uznania niewłaściwego. Jednakże nie należy zapominać, że oświadczenie to będzie podlegało ocenie sądu. Aby uniknąć sytuacji, w której sąd uzna, że pismo dołączone do pozwu nie spełnia kryteriów uznania długu, warto zadbać o to, aby uzyskać jak najszerszą jego formę, czyli właściwe uznanie długu. Taka forma oświadczenia dłużnika, nie budząca żadnych wątpliwości sądu, spowoduje, że postępowanie sądowe będzie trwało krócej i nie przysporzy dodatkowych kosztów. Trudno przecenić dokument właściwego uznania długu jako dowód, gdyż dodatkowo przerywa on bieg przedawnienia i powoduje jednocześnie dorozumiane uznanie odsetek za opóźnienie w zapłacie. Dobrą okazją do uzyskania takiej formy jest ugoda, w treści której strony zawsze powinny potwierdzić istnienie długu w sposób bardzo wyraźny i precyzyjny.
Warto więc, aby nasze wierzytelności, szczególnie te zagrożone nawet najmniejszym ryzkiem niewypłacalności, były zabezpieczane najszerszą formą uznania długu. Trudno jest uzyskać taką formę oświadczenia dłużnika, gdy obie strony, zarówno wierzyciel, jak i dłużnik zdają sobie sprawę z istniejących już trudności finansowych jednej ze stron. Trudną dla wierzyciela jest również sytuacja, gdy, pomimo zwłoki dłużnika, decyduje się na kontynuowanie współpracy, mając nadzieję, że dalsza sprzedaż lub świadczenie usługi pozwoli zobowiązanemu odzyskać płynność finansową. Gdy wierzyciel akceptuje rozliczanie w pierwszej kolejności zobowiązań z najwcześniejszymi datami wymagalności, właściwe uznanie długu staje się bezwzględnie konieczne, ale i bardzo trudne do uzyskania. Ciągła i częsta rotacja numerów nierozliczonych faktur bardzo utrudnia spełnienie wymogu, aby pisemne uznanie długu zawsze było aktualne i jednoznacznie określało źródła powstawania zobowiązań. Ta trudna decyzja wierzyciela jest w praktyce podejmowana i najczęściej potwierdzana w formie ugody. Warto w treści takiej ugody ustalić sposób, który umożliwi wierzycielowi częstą aktualizację właściwego uznania długu. Dobrym rozwiązaniem w takich sytuacjach jest regularne potwierdzanie salda, które również może być potraktowane jako właściwe uznanie długu. Istnieje jeden zasadniczy warunek, aby w treści takiego dokumentu znalazł się podpis osoby umocowanej do reprezentacji strony zobowiązanej. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 26 kwietnia 1995 r., III CZP 39/95, OSNC 1995, nr 9, poz. 120, „przesłane przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda, nie podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia, które przerywa bieg przedawnienia”. Choć może się to wydawać kłopotliwe, aby członkowie zarządu składali podpisy w treści potwierdzenia salda, to należy zdać sobie sprawę że wierzyciel, który skłania się do daleko idącej pomocy dłużnikowi, ma więc silną pozycję w negocjacjach i powinien to wykorzystać. Tak zaakceptowany przez dłużnika dokument potwierdzenia salda jest cennym w postępowaniu sądowym dowodem, więc warto zadbać o jego uzyskanie.
Doskonałym uznaniem długu jest dowód w postaci pisemnej prośby klienta o rozłożenie należności głównej na raty lub zwolnienie z obowiązku zapłaty odsetek. Dobrze jest, gdy wierzyciel domaga się od klienta sprecyzowania w treści takich pism szczegółowych danych o źródłach należności (numer i data umowy, numer i data faktury), a tym samym uzyska właściwe uznanie długu. Na podkreślenie zasługuje fakt, że uznaniem będzie zwrócenie się kontrahenta z prośbą o rozłożenie spłaty należności na raty i zwolnienie z obowiązku zapłaty odsetek, nawet gdy prośba dłużnika nie spotkała się z przychylnością wierzyciela i porozumienie nie doszło do skutku (wyrok Sądu Najwyższego z 19 września 2002, sygn. akt II CKN 1312/00, OSNC 2003, nr 12, poz. 168).
Często niedocenianym dowodem uznania długu jest dokument potwierdzający zapłatę części należności lub odsetek jej dotyczących. Taka czynność dokona przez dłużnika, potwierdzona poprzez dołączenie do pozwu stosownego wyciągu bankowego, dotyczącego takiej zapłaty, z całą pewnością będzie bardzo istotnym dowodem przemawiającym na korzyść powoda w toczącym się postępowaniu sądowym.

6. Wezwanie do zapłaty wraz z odpowiedzią
Wezwanie do zapłaty wydaje się być prostym dokumentem, w którym wskazujemy należność i wzywamy do jej uiszczenia. Należy zdać sobie sprawę, że dokument ten musi zawierać szereg istotnych elementów, brak których może spowodować problemy z odzyskaniem dochodzonych przed sądem wierzytelności.
W sądowym postępowaniu gospodarczym zgodnie z art. 47912 § 2 k.p.c. powód powinien dołączyć do pozwu odpis wezwania do dobrowolnego spełnienia żądania. Dodatkowo artykuł ten nakazuje przedstawienie dowodu doręczenia dłużnikowi wezwania lub co najmniej dowodu wysłania go przesyłką poleconą. To precyzyjne sformułowanie sposobu przedstawienia tego dowodu świadczy o wysokiej randze, jaką nadał mu ustawodawca. Z całą pewnością, aby uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniach gospodarczych, bezwzględnie konieczne jest udokumentowanie wysłania wezwania do zapłaty listem poleconym. Choć wystarczy dołączenie dowodu nadania listem poleconym, to warto uzyskać dowód doręczenia, czyli zwrotne potwierdzenie odbioru, które daje gwarancję, że upłynął termin wskazany w treści wezwania. Ponadto zwrotne potwierdzenie odbioru może zawierać ważne dla wierzyciela informacje takie, jak data otrzymania przesyłki, podpis odbierającego ją, ewentualnie adnotację listonosza o powodach niedoręczenia, które mogą mieć znaczenie dla przebiegu dalszego postępowania sądowego np. „adresat zmarł” lub „adresat wyprowadził się”. W wyniku uzyskania takiej informacji odpowiednio wcześniej wierzyciel może podjąć określone czynności np. ustalić nowy adres dłużnika.
Sąd wydaje nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym bez udziału pozwanego i powoda, więc wezwanie do zapłaty wysłane do pozwanego jeszcze przed wszczęciem postępowania sądowego jest gwarancją, że z całą pewnością miał szansę dowiedzieć się o swoim zadłużeniu i w określonym terminie zająć stanowisko bądź uiścić zapłatę. Tym samym prawidłowo wysłane wezwanie do zapłaty uniemożliwi ewentualne zastosowania przez pozwanego art. 101 k.p.c., na podstawie którego należy mu się zwrot kosztów powództwa, jeśli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu. Pozwany, który mimo wezwania nie spełnił świadczenia, nie może twierdzić, że nie wiedział o swoim zobowiązaniu i nie dał powodu do wytoczenia powództwa.
Warto zadać sobie trud i przed przygotowaniem wezwania przedsądowego dokładnie sprawdzić prawidłowość podstawowych elementów jego treści takich, jak:
-    nazwa
-    adres, siedziba dłużnika,
-    kwota należności,
-    źródło należności,
-    daty wymagalności,
-    wezwanie do zapłaty odsetek od dnia wymagalności do dnia zapłaty,
-    data i podpis osoby uprawnionej lub upoważnionej do reprezentowania wierzyciela.
Warto sprawdzić aktualność nazwy, adresu, siedziby dłużnika jeszcze przed wysłaniem wezwania. Próba doręczenia wezwania na nieaktualny adres lub użycie nieaktualnej nazwy dłużnika, podczas gdy są one dostępne w jawnych rejestrach KRS, EDG może być podstawą do zaskarżenia powództwa. I przeciwnie, zgodnie z art. 139 § 3 k.p.c. nawet nieskuteczna próba doręczenia wezwania i pozwu na adres dłużnika zgodny z istniejącym w jawnym i dostępnym rejestrze nie spowoduje wstrzymania dalszego biegu postępowania sądowego.
Kwota należności, jej źródło i poszczególne daty wymagalności to nic innego, jak prawidłowy i pełny numer faktury, z której wynika kwota należności wraz z terminem wymagalności. Wprawdzie z punktu widzenia prawa wystarczy określić termin wymagalności: „niezwłocznie”, jednakże z praktycznego punktu widzenia warto ten termin określić precyzyjnie datą lub ilością dni, chociażby dla łatwiejszego monitoringu płatności. Wskazanie w wezwaniu terminu wymagalności nabiera istotnego znaczenia w sytuacji, gdy termin spełnienia świadczenia nie był oznaczony w treści umowy lub faktury. W takiej sytuacji zgodnie z art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - dalej k.c., świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Terminem wymagalności staje się data wskazana przez wierzyciela w treści wezwania. Tak wskazany termin zobowiązuje do oczekiwania na zapłatę bez podejmowania dodatkowych czynności windykacyjnych. Dodatkowo, brak zapłaty we wskazanym terminie wymagalności daje możliwość obliczenia i obciążenia dłużnika odsetkami.
Wskazanie wszystkich danych dotyczących faktur w treści wezwania bywa mozolne, ale z całą pewnością opłaca się. Wyeliminuje wątpliwości, które mogą opóźnić i utrudnić przebieg postępowania sądowego. Wprawdzie precyzyjne sformułowania dotyczące dowodu w postaci wezwania do zapłaty znajdują się w kodeksie postępowania cywilnego w części dotyczącej postępowania gospodarczego, to warto pamiętać te zasady i stosować je w każdym przypadku, nawet jeśli dochodzenie roszczeń nie będzie dotyczyło przedsiębiorców.

7. Odpis reklamacji
Reklamacja to skierowanie do świadczącego usługę wezwanie do spełnienia obowiązków związanych z nienależytym wykonaniem usługi lub jej niewykonaniem. Postępowanie reklamacyjne zostało przewidziane w art. 75 ustawy z 28 listopada 1984 r. - Prawo przewozowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 50, poz. 601 z późn. zm.), w art. 62 ustawy z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (tekst jedn.: Dz. U z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.), w art. 107 ustawy z 16 lipca 2004 r. - Prawo Telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 171, poz. 1800 z późn. zm.), w art. 208 ust. 5 ustawy z 3 lipca 2002 r. - Prawo lotnicze (Dz. U. Nr 130, poz. 1112 z późn. zm.). Odpis reklamacji wraz z pismami świadczącymi o próbie wyjaśnienia kwestii będących jej przedmiotem są dowodami na to, że wykorzystano wszystkie środki polubowne. W razie braku odpowiedzi pozwanego na reklamację w uzasadnieniu pozwu powód umieszcza oświadczenie, że w odpowiednim terminie pozwany nie zajął stanowiska.

8. Forma dokumentu
Tylko niektóre przepisy kodeksu postępowania cywilnego wprost precyzują, czy dowód musi być przedstawiony jako oryginał dokumentu, czy wystarczy jego uwierzytelniony odpis, a ponadto, czy odpis może być uwierzytelniony jedynie przez notariusza, czy też przez radcę prawnego lub adwokata.
Zasadę odnosząca się do formy załączników do pozwu w postępowaniu gospodarczych nakazowym stanowi art. 485 § 4 k.p.c., z którego wynika, że dołączane do pozwu dokumenty nie muszą być oryginałami. Można posłużyć się odpisami, potwierdzonymi za zgodność przez notariusza lub radcę prawnego, adwokata występującego w tej sprawie w roli pełnomocnika. Wyjątkiem jest weksel, czek i wyciąg z ksiąg bankowych, które muszą być dołączane do pozwu tylko i wyłącznie w oryginale.
Nieco odmiennie wygląda sytuacja postępowania upominawczego, gdzie brak tak precyzyjnego przepisu, który stawiałby odpisowi szczególne wymagania. W tym przypadku wystarczy zwykły odpis dokumentu. Kodeks postępowania cywilnego nie określa definicji odpisu. W praktyce przyjmuje się, że jest to kserokopia, kopia maszynowa lub kopie wykonane inną techniką.
Poważne wątpliwości do niedawna budziła forma dokumentu wykazującego umocowanie przedstawiciela ustawowego, wynikająca z art. 68 k.p.c. W jego treści nie ma precyzyjnej wskazówki, czy ma być to oryginał, czy uwierzytelniony odpis. Praktyka sądów nie była jednolita i znaczna ich część wymagała rygorystycznie oryginalnego lub uwierzytelnionego notarialnie dokumentu urzędowego wydanego przez KRS, nie akceptując odpisów uwierzytelnianych w inny sposób. Wątpliwości rozwiała uchwała Sądu Najwyższego z 30 marca 2006 r., III CZP 14/06, OSNC 2006, nr 10, poz. 165, z której wynika w kontekście postępowania upadłościowego, że przedsiębiorca w celu wykazania umocowania przedstawiciela ustawowego może przedstawić sądowi uwierzytelnioną przez radcę prawnego w sprawie kopię odpisu/wyciągu z właściwego rejestru. Tym samym przedsiębiorcy zostali uwolnieni od kosztownego obowiązku dołączania do pozwów wyciągów/odpisów KRS w oryginale. Taki wymóg może powodować poważne obciążenie finansowe w przypadku takich wierzycieli, jak spółdzielnie mieszkaniowe, czy operatorzy telekomunikacyjni, przygotowujących jednorazowo dużą ilość pozwów.
Dodatkowo należy zdawać sobie sprawę z istnienia art. 129 k.p.c., z którego wynika, że o ile strona przeciwna zażąda, powód zobowiązany będzie złożyć w sądzie oryginał dokumentu. Obowiązek ten może powstać także w wyniku zarządzenia sądu.
Przestrzeganie wyżej przedstawionych zasad dotyczących gromadzenia dowodów wydaje się być kłopotliwe i mozolne, często postrzegane jako zbyt rygorystyczne. Jednakże z całą pewnością tak przygotowane dokumenty zapewnią, iż szanse wierzyciela na odzyskanie należnych mu pieniędzy znacznie wzrosną, więc warto o nich pamiętać.
 
Autor: Ewa Twardowska

Więcej informacji w Vademecum Windykacje
www.ABC.com.pl/windykacje

Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o.

Artykuł sponsorowany