Błędy skutecznie uniemożliwiające wyegzekwowanie wierzytelności

Brak wystarczającej wiedzy prawniczej, jak również zaniechania lub wręcz rażące niedbalstwo są przyczynami, dla których wierzyciele w zbyt wielu przypadkach tracą realne szanse na odzyskanie należności od dłużników. Owszem, zaufanie do kontrahenta ma kapitalne znaczenie w biznesie, jednak tam, gdzie w grę wchodzą pieniądze (zwłaszcza duże), granice tego zaufania powinien wyznaczać zdrowy rozsądek

Podstawowym uchybieniem, którego dopuszczają się przedsiębiorcy jest niewłaściwe dokumentowanie zdarzeń gospodarczych, nie wspominając już o przypadkach, w których brak jest jakiegokolwiek namacalnego dowodu istnienia stosunku zobowiązaniowego pomiędzy przedsiębiorcami. Co ciekawe, problem ten najczęściej dotyczy sytuacji, w których partnerami gospodarczymi są przedsiębiorcy współpracujący ze sobą od dłuższego czasu.

Zaufanie wypracowane w ciągu wielu lat współpracy i ograniczenie formalności do minimum potrafi się zemścić w najmniej oczekiwanym momencie. Gdy u jednego z kontrahentów pojawiają się problemy finansowe i co za tym idzie – problemy z uzyskaniem zapłaty za wykonaną usługę lub sprzedany towar, trzeba niekiedy podjąć trudną decyzję o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego. I tutaj właśnie pojawia się często problem udokumentowania istnienia wierzytelności.

Wierzyciel często nie dysponuje żadnym dowodem zamówienia towaru lub usługi i dowodem spełnienia świadczenia wzajemnego. Faktura najczęściej nie jest opatrzona podpisem dłużnika, nie ma także dowodu jej doręczenia. W takiej sytuacji powództwo obarczone jest stosunkowo dużym ryzykiem. Dłużnik może podnosić zarzuty, których wierzyciel nie będzie w stanie obalić wiarygodnymi dowodami. Aby uniknąć tego typu sytuacji, należy zawsze dokumentować dostawę towarów i usług stosownym dokumentem, choćby popularną WZ-ką.

Warto także archiwizować wszelkiego rodzaju zamówienia składane przez kontrahentów w formie elektronicznej lub pisemnej. Przekazując fakturę kontrahentowi, jeżeli nie ma innych dowodów spełnienia świadczenia (wydania towaru, wykonania usługi), powinniśmy zadbać o uzyskanie na fakturze podpisu dłużnika lub osoby uprawnionej do działania w jej imieniu. Gdy natomiast posiadamy dowód spełnienia świadczenia, należy zachować potwierdzenie nadania faktury, jeżeli jest dostarczana korespondencyjnie.

Skompletowanie materiału dowodowego

Bywa i tak, że choć samo roszczenie jest dostatecznie udokumentowane to składając pozew przedsiębiorca pomija dowody najistotniejsze dla sprawy, nie spodziewając się zarzutów natury merytorycznej ze strony dłużnika. W obecnym stanie prawnym niedbalstwo w tym zakresie może skomplikować sytuację wierzyciela w postępowaniu sądowym, gdyż – co do zasady – wszelkie dowody na poparcie roszczenia należy zgłosić już w pierwszym piśmie procesowym kierowanym do sądu. Jeżeli strona powodowa nie udowodni w pozwie twierdzeń przytoczonych na uzasadnienie zgłaszanych żądań, naraża się na przegranie procesu.

Zgodnie natomiast z zasadą koncentracji materiału dowodowego i realizującą ją zasadą prekluzji dowodowej wynikającej z przepisów art. 207 § 6 kpc i art. 217 kpc powód (wierzyciel) co do zasady traci w takiej sytuacji prawo powoływania kolejnych dowodów. Sędziowie rozstrzygający spór niejednokrotnie nie zezwalają na uzupełnienie materiału dowodowego w toku postępowania, nawet jeżeli ich powołanie wydaje się uzasadnione z uwagi na charakter zarzutów podniesionych przez przeciwnika procesowego.

Co z przedawnieniem?

Sporo problemów sprawia przedsiębiorcom instytucja przedawnienia. Przedawnienie jest okolicznością, która pozwala dłużnikowi uchylić się od spłaty należności – to wiedzą raczej wszyscy, którzy mieli kiedykolwiek do czynienia z odzyskiwaniem należności cudzych lub własnych. Na szczęście wierzycieli a nieszczęście dłużników, ci drudzy nie zawsze mają świadomość, że uchylenie się od spłaty należności wymaga wniesienia stosownych zarzutów na etapie postępowania sądowego.

Gdy jednak trafimy na dłużnika doskonale zorientowanego w tej materii, żadne błędy nie zostaną nam wybaczone. Aby uniknąć przykrych niespodzianek, należy wiedzieć, kiedy upływa termin przedawnienia konkretnego roszczenia i wnieść pozew przed jego upływem. Z tą wiedzą nie zawsze jest najlepiej. Wielu przedsiębiorców, w sytuacji gdy roszczenie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą przyjmuje z zasady trzyletni termin przedawnienia, opierając się na art. 118 k.c.

Zgodnie z powołaną normą, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata. Niestety, przepis ten rzadko kiedy znajduje zastosowanie w praktyce obrotu gospodarczego. W większości przypadków będziemy mieli do czynienia właśnie z wyjątkami. O ile wyjątek w postaci dwuletniego okresu przedawnienia odnoszący się do umowy sprzedaży jest raczej oczywisty o tyle sytuacja związana z wszelkiego rodzaju usługami nie jest już tak klarowna. Przedsiębiorcy często popełniają błąd przyjmując trzyletni okres przedawnienia dla wszelkiego rodzaju usług świadczonych prowadzonego przez siebie przedsiębiorstwa. Tymczasem, zgodnie z art. 751 k.c. roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju przedawniają się z upływem lat dwóch.

Bezrefleksyjne przyjmowanie trzyletniego okresu przedawnienia jest prawdziwą zmorą przedsiębiorców budowlanych. Wynika to zapewne z tego, że nawet drobne usługi remontowe, budowlane i instalacyjne są przez nich kwalifikowane jako roboty budowlane. Tymczasem w większości przypadków usługi tego typu nie mają nic wspólnego z umową o roboty budowlane, gdyż ich zakres nie odpowiada kodeksowej charakterystyce takiej umowy. Umowa o roboty budowlane, nie dość że powinna być zawarta na piśmie to w dodatku odnosi się do znacznie większych inwestycji niż malowanie ścian lub wymiana stolarki okiennej. Dla drobniejszych usług o charakterze remontowym lub budowlanym, które w istocie będą umowami o dzieło, umowami zlecenia lub nienazwanymi należy co do zasady przyjmować dwuletni okres przedawnienia

Ważne tytuły wykonawcze

Należy także zwrócić uwagę na jeszcze jedną przypadłość trapiącą przedsiębiorców: krzywdzące traktowanie posiadanych tytułów wykonawczych (nakazów, wyroków opatrzonych klauzulą wykonalności). W sytuacji gdy egzekucja komornicza nie przynosi oczekiwanych rezultatów i kończy się umorzeniem z powodu bezskuteczności, tytuł wykonawczy lubi się dematerializować (ginie w niejasnych okolicznościach, ląduje w koszu lub trafia do niszczarki).

Gdy po miesiącach lub latach przychodzi właściwy moment na ponowienie egzekucji (bo dłużnik odbił się od dna), wierzyciel uświadamia sobie, że jego postępowanie nie było właściwe. Niestety, uzyskanie kolejnego tytułu wykonawczego w miejsce utraconego nie jest sprawą tak prostą, jak wydanie wtórnika prawa jazdy. Nawet uprawdopodobnienie okoliczności, w których doszło do utraty tytułu wykonawczego nie gwarantuje, że sąd zdecyduje się przychylić do wniosku wierzyciela w tym zakresie.

Autor: Przemysław Jamróz