Kontrahenci pod kontrolą

Zjawisko nieterminowego regulowania zobowiązań finansowych jest obecnie cechą charakterystyczną nie tylko polskiej gospodarki. Nie należy się do tej sytuacji przyzwyczajać, wręcz przeciwnie, trzeba szukać środków, dzięki którym zminimalizujemy skutki ewentualnych zatorów płatniczych. Jednym z ważniejszych elementów utrzymania płynności finansowej, bez konieczności szukania innych źródeł finansowania, jest podjęcie w odpowiednim czasie działań zmierzających do odzyskania należności.

Monitoring płatności jest propozycją odpowiedzialnego zarządzania należnościami i szybkiego reagowania na pojawiające się opóźnienia dla każdego przedsiębiorstwa, bez względu na wielkość.

Kontrahent oprócz stałego monitu, może zostać poinformowany o konsekwencjach braku zapłaty tzn. o ewentualnej windykacji, która zostanie uruchomiona, jeśli należności nie będą wpływać na konto klienta.

Cele monitoringu płatności
- głównym celem monitoringu płatności jest zapobieganie powstawaniu należności przeterminowanych, co można osiągnąć poprzez konsekwentne przypominanie kontrahentom o zbliżającym się terminie płatności,
- kontakt z dłużnikiem podejmowany jest w momencie, gdy jego zadłużenie nie jest jeszcze wymagalne, aby zwrócić jego uwagę, iż faktura została już wystawiona i powinien przygotować środki, żeby w najbliższym czasie zapłacić za pobrany towar lub wykonaną usługę,
- w przypadku opóźnień w płatności reakcja na dług jest natychmiastowa. Zaobserwowanie sygnałów o problemach finansowych dłużnika pozwala na szybkie uzyskanie zabezpieczeń i wstrzymanie dostaw, gdy zadłużenie jest jeszcze relatywnie niskie,
- ewentualne postępowanie windykacyjne rozpoczyna się w momencie, gdy jest duża szansa na to, że zakończy się ono sukcesem, co pozwala uniknąć długich, żmudnych i kosztownych procesów sądowych.

Korzyści z monitoringu
- zwiększenie stabilności finansowej poprzez terminowy przepływ środków pieniężnych,
- unikanie zbędnego finansowania zewnętrznego, a tym samym uzyskanie planowego zysku przedsiębiorstwa,
- ukształtowanie grona solidnych klientów i zmniejszenie liczby niespłaconych należności,
- wykluczenie konfliktu stron powstałego w wyniku zderzenia presji finansowej z ofertą handlową,
- kompetentne zarządzanie należnościami wpływa na poprawę reputacji wierzyciela, co czyni z danej firmy poważnego partnera biznesowego,
- przejęcie obowiązków administracyjnych przez firmę zewnętrzną już we wczesnym etapie przyśpiesza proces płatności i zapewnia lepszą dyscyplinę płatniczą kontrahentów,
- ograniczenie kosztów dodatkowego zatrudnienia w dziale zarządzania finansami,
- koncentracja na swojej działalności statutowej.

W celu zdyscyplinowania kontrahentów bardzo skutecznym rozwiązaniem jest min. przystawianie na każdej fakturze pieczęci windykacyjnej, również w języku obcym, a także informowanie kontrahentów o współpracy z firmą zewnętrzną w zakresie obsługi windykacyjnej.


Autor: Erna Grońska
Specjalista ds. public relations
Wywiadownia gospodarcza Creditreform Polska