Prawidłowa dokumentacja sprzedaży

Weryfikacja kontrahenta powinna ustrzec nas od współpracy z firmami niewiarygodnymi i zwykłymi naciągaczami. Natomiast prawidłowe udokumentowanie sprzedaży pozwoli na zminimalizowanie ryzyka powstawania spornych należności.

Z jednej bowiem strony na rynku istnieją firmy świadomie doprowadzające do tego aby ich zobowiązania były sporne, z drugiej natomiast każdy nasz odbiorca, który popadnie w tarapaty finansowe chcąc obronić się przed koniecznością zapłaty bądź pragnąc odroczyć jej termin będzie poszukiwał “dziury w całym”. Prawidłowo udokumentowana transakcja powinna zablokować jedną i drugą możliwość a w przypadku konieczności dochodzenia należności przed sądem znacznie przyspieszy postępowanie.

W związku z tym najistotniejszą częścią związaną z udokumentowaniem sprzedaży powinna być umowa współpracy i to w każdym rodzaju kontaktów handlowych, nawet w przypadku najprostszej sprzedaży. Taka umowa nie powinna być skomplikowana ale powinna zawierać przynajmniej następujące elementy:
- ustalenie sposobu zamówień, ze wskazaniem po stronie zamawiającego osób upoważnionych do ich składania
- ustalenie sposobu dostawy/odbioru towarów/usług ze wskazaniem po stronie zamawiającego osób upoważnionych do ich odbioru
- ustalenie sposobu potwierdzenia zgodności dostawy z zamówieniem ze wskazaniem osób upoważnionych do ich potwierdzania po stronie zamawiającego
- ustalenie trybu składania reklamacji ilościowych, jakościowych i cenowych
- ustalenie warunków płatności
- ustalenie właściwości sądu dla rozstrzygania ewentualnych sporów.

Powyższe uregulowania nie zwolnią nas z odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa, pozwolą jednak ograniczyć ryzyko związane z zastrzeżeniami dotyczącymi cech nieistotnych, np.
koloru. Pamiętać należy, że taka umowa musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania naszego kontrahenta, zgodnie z przekazanymi nam dokumentami rejestrowymi.

Dodatkowo, jeśli nasza pozycja rynkowa na to pozwala można wprowadzić sankcje za nieterminowe wywiązywanie się kontrahenta ze zobowiązań a tym samym przerzucić na niego przynajmniej część kosztów ewentualnej windykacji chociażby poprzez wprowadzenie wyższych niż ustawowe odsetek za nieterminowe płatności.

Należy również zadbać o prawidłowe pod względem formalnym dokumentowanie sprzedaży fakturami. Nazwa i adres odbiorcy muszą być zgodne z dokumentami rejestrowymi a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w nazwie musi być zawarte nazwisko właściciela. Warto również, mimo iż z księgowego punktu widzenia nie jest to konieczne, zadbać o podpis na fakturze przy czym należy dopilnować, aby fakturę podpisała bądź osoba upoważniona do reprezentacji kontrahenta, bądź osoba upoważniona przez niego w umowie do kontaktów z naszą firmą. Podpis pod fakturą ,może być również na mocy uprzednio zawartej umowy potwierdzeniem zgodności odbieranego towaru z zamówieniem. W przypadku usług należy zawsze podpisywać protokół odbioru usługi a w przypadku dostaw ciągłych, które są fakturowane co pewien czas należy zadbać o dokumentację w postaci dokumentów WZ bądź listów przewozowych.

Radzę również unikać niepotrzebnych dopisków na fakturach takich jak wskazanie odsetek umownych, który to zapis zazwyczaj nie będzie uznany przez sąd w postępowaniu a który będzie o wiele skuteczniejszy w umowie. Zwłaszcza unikać należy zapisów “do momentu zapłaty towar jest własnością sprzedawcy” bądź podobnych - taki zapis daje jedynie furtkę dla rozpoczęcia dyskusji czy należy zapłacić, czy zwrócić towar a przy opóźnieniu zapłaty czy należą się odsetki.

Łukasz Fil
Grupa Kapitałowa Południe Zachód Sp.z o.o.
www.pz.com.pl