Krajowy Rejestr Sądowy prowadzony jest w systemie informatycznym przez sądy rejonowe (sądy gospodarcze), obejmujące swoją właściwością obszar województwa lub jego część, zwane "sądami rejestrowymi". Rejestr funkcjonuje od 1 stycznia 2001 roku z wyjątkiem wpisu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby fizyczne lub jako wspólnicy w spółkach cywilnych, których ewidencję prowadzić będą gminy do grudnia 2001 roku.

Krajowy Rejestr Sądowy składa się z trzech osobnych rejestrów:
* rejestru przedsiębiorstw,
* rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki społecznej,
* rejestrów dłużników niewypłacalnych.

Krajowy Rejestr Sądowy spełnia między innymi funkcję informacyjną polega na udostępnianiu określonym podmiotom informacji o statusie prawnym partnera, najważniejszych elementach jego sytuacji finansowej, czy też sposobie jego reprezentowania. W rejestrze gromadzone są informacje o przedsiębiorcy istotne dla obrotu gospodarczego m.in.: informacje o zaległościach podatkowych i celnych, zaległościach wobec ZUS, lista wierzycieli wraz z określeniem wysokości niespłaconych wierzytelności.

W rejestrze dłużników niewypłacalnych zamieszcza się m.in. dane dotyczące oznaczenia dłużnika (nazwa firmy, REGON lub nazwisko i imiona oraz PESEL), podstawę wpisu wraz z sygnaturą akt sprawy upadłościowej lub wyjawienie majątku, oznaczenie tytułu wykonawczego i wierzyciela oraz kwotę wierzytelności.

W celu uzyskania informacji o przedsiębiorcy należy złożyć wniosek do sądu rejestrowego wraz z wymaganą opłatą sądową.

W rejestrze przedsiębiorców zostają wpisane:
* osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (od 1 stycznia 2002 roku),
* spółki,
* spółdzielnie,
* przedsiębiorstwa państwowe,
* jednostki badawczo rozwojowe,
* przedsiębiorstwa zagraniczne,
* towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
* oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających w Polsce,
* główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
* inne osoby prawne, jeżeli prowadzą działalność gospodarczą, a podlegające wpisowi do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki społecznej.

Do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki społecznej wpisywane są: * fundacje,
* społeczno zawodowe organizacje rolników,
* izby gospodarcze,
* cechy,
* izby rzemieślnicze,
* Związek Rzemiosła Polskiego,
* Stowarzyszenia,
* Stowarzyszenia kultury fizycznej,
* Związki zawodowe pracodawców,
* związki zawodowe (także związki zawodowe rolników indywidualnych),
* jednostki samorządu zawodowego niektórych podmiotów gospodarczych,
* publiczne zakłady opieki zdrowotnej.

Do rejestru dłużników niewypłacalnych wpisywane są następujące podmioty:
* osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie ich upadłości został prawomocnie oddalony z powodu braku wystarczającego majątku na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż egzekucja nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych.
* wspólnicy ponoszących odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, z wyłączeniem komandytariuszy w spółce komandytowej, jeżeli ogłoszono jej upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie jej upadłości został prawomocnie oddalony z powodu braku wystarczającego majątku na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych,
* dłużnicy, którzy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu egzekucyjnym,
* osoby, które przez sąd prowadzący postępowanie upadłościowe zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji reprezentanta lub pełnomocnika przedsiębiorcy, członka rady nadzorczej i komisji rewizyjnej w spółce akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółdzielni.

Ponadto na wniosek wierzyciela posiadającego tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko osobie fizycznej, do rejestru dłużników niewypłacalnych wpisywani są dłużnicy, którzy w terminie 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia nie zapłacili należności stwierdzonej tytułem wykonawczym.